1. Introduction
La présente politique de confidentialité explique comment Melicaa Management Consulting Inc. (« Melicaa », « nous » ou « notre ») recueille, utilise et protège les renseignements personnels lorsque vous visitez melicaa.com ou communiquez autrement avec nous.
Nous sommes un cabinet-conseil boutique en gestion établi à Ottawa, en Ontario, qui travaille en français et en anglais avec des clients partout au Canada. Nous traitons les renseignements personnels conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du Canada, à la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP) et, lorsqu'elle s'applique aux résidents du Québec, à la Loi 25 de cette province.
La présente politique vise les renseignements personnels recueillis par l'intermédiaire de notre site Web. Les renseignements personnels que nous traitons dans le cadre de la prestation de services-conseils à un client sont régis par notre entente avec ce client et, lorsque le client est un organisme public, par la législation sur la protection des renseignements personnels qui s'applique à lui.
2. Renseignements que nous recueillons
Nous recueillons des renseignements de trois façons : vous nous les fournissez, votre appareil les transmet automatiquement et nous les observons au moyen de témoins.
Renseignements que vous nous fournissez
- Votre nom, votre adresse courriel, votre numéro de téléphone et votre organisation lorsque vous communiquez avec nous, demandez une proposition ou remplissez notre formulaire de contact.
- Votre adresse courriel lorsque vous vous abonnez à notre liste de diffusion Perspectives.
- Tout renseignement que vous choisissez d'inclure dans des messages, des appels, des documents ou des formulaires, y compris de l'information sur un projet ou un approvisionnement dont vous souhaitez discuter.
Renseignements recueillis automatiquement
- Des données techniques comme votre adresse IP, le type de navigateur, le type d'appareil, la langue de préférence et le système d'exploitation.
- Des données d'utilisation comme les pages que vous consultez, le temps passé sur chacune et le lien ou la recherche qui vous a menés à nous.
Renseignements provenant des témoins
Voir la section 5 ci-dessous, ou consultez notre Politique relative aux témoins pour la liste complète et les moyens de les gérer.
Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels sensibles par l'intermédiaire de notre site Web, et nous ne recueillons pas de renseignements personnels auprès d'enfants.
3. Comment nous les utilisons
Nous utilisons les renseignements personnels que nous recueillons pour :
- Répondre à vos demandes et préparer des propositions ou des énoncés de travail.
- Réaliser, coordonner et assurer le suivi des services-conseils pour lesquels vous retenez nos services.
- Envoyer notre infolettre Perspectives, uniquement avec votre consentement et seulement jusqu'à ce que vous vous désabonniez.
- Tenir des dossiers à des fins contractuelles, comptables, d'assurance et d'obligations professionnelles.
- Comprendre comment notre site Web est utilisé afin de l'améliorer.
- Respecter nos obligations légales et répondre aux demandes légitimes des autorités.
Nous n'utilisons pas vos renseignements pour une prise de décision automatisée qui produit un effet juridique ou un effet important semblable sur vous.
4. Consentement et fondement juridique
En vertu de la LPRPDE, nous recueillons, utilisons et communiquons des renseignements personnels uniquement à des fins qu'une personne raisonnable jugerait acceptables, et nous nous appuyons sur votre consentement. La forme que prend votre consentement dépend de la nature sensible des renseignements et du contexte dans lequel ils sont recueillis.
Le consentement explicite s'applique lorsque vous nous fournissez activement des renseignements, par exemple en remplissant un formulaire ou en vous abonnant à notre infolettre. En vertu de la LCAP, nous n'envoyons de messages électroniques commerciaux qu'aux personnes qui ont consenti à les recevoir, et chaque message comporte un moyen clair de se désabonner.
Pour les résidents du Québec, là où la Loi 25 s'applique, nous obtenons le consentement qu'elle exige, y compris un consentement distinct et clair avant de déposer des témoins non essentiels. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve des limites légales ou contractuelles. Le retrait de votre consentement peut faire en sorte que nous ne puissions plus fournir un service qui en dépend.
5. Témoins et statistiques
Les témoins sont de petits fichiers texte stockés sur votre appareil qui aident le site à fonctionner, mémorisent vos préférences et nous permettent de comprendre comment le site est utilisé. Nous utilisons les catégories suivantes :
- Les témoins essentiels aux fonctions essentielles du site. Ils ne peuvent pas être désactivés.
- Les témoins de statistiques, pour comptabiliser les visites et mesurer le rendement du site.
- Les témoins de marketing, uniquement si et lorsque nous menons des campagnes publicitaires.
Nous demandons votre consentement avant de déposer des témoins non essentiels. Vous pouvez aussi gérer ou désactiver les témoins dans les paramètres de votre navigateur, mais en désactiver certains peut nuire au fonctionnement du site. Pour la liste complète, consultez notre Politique relative aux témoins.
6. Comment nous communiquons les renseignements
Nous ne vendons pas vos renseignements personnels.
Nous ne communiquons des renseignements que dans les situations précises suivantes :
- Les fournisseurs de services qui nous aident à mener nos activités, comme notre hébergeur de courriel, notre hébergeur Web et notre fournisseur de statistiques. Ils sont tenus à la confidentialité et ne peuvent utiliser vos données qu'aux fins pour lesquelles nous les leur communiquons.
- Les partenaires de projet. Lorsqu'un projet l'exige et que vous pouvez raisonnablement vous y attendre, nous pouvons communiquer des renseignements aux partenaires d'une équipe dirigée par Melicaa, dans le respect de la confidentialité.
- La conformité juridique. Si une loi, une ordonnance d'un tribunal ou un organisme de réglementation exige la communication, nous nous y conformerons et vous en informerons dans la mesure où la loi nous le permet.
- Les transferts d'entreprise. Si Melicaa fait un jour l'objet d'une réorganisation, d'une fusion ou d'une acquisition, des renseignements peuvent être transférés dans le cadre de cette transaction, sous réserve de la présente politique.
- Avec votre consentement, dans tout autre cas.
7. Conservation des données
Nous ne conservons les renseignements personnels que le temps nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, ou selon ce qu'exige la loi :
- Les demandes qui n'ont pas mené à un mandat : jusqu'à 24 mois, puis supprimées.
- Les dossiers de clients et de mandats : pendant toute la durée du mandat, plus la période exigée par les obligations contractuelles, fiscales, d'assurance et professionnelles.
- Les abonnés à l'infolettre : jusqu'à votre désabonnement, puis retirés des listes actives.
- Les données de statistiques du site : conservées selon les paramètres par défaut de notre fournisseur de statistiques; les données agrégées et non identifiantes peuvent être conservées plus longtemps.
Au terme de la période de conservation, les renseignements sont supprimés de façon sécuritaire ou anonymisés.
8. Mesures de protection
Nous protégeons les renseignements personnels au moyen de mesures de sécurité adaptées à leur nature sensible, notamment des contrôles d'accès, des fournisseurs d'hébergement et de courriel réputés, ainsi que les obligations de confidentialité qui s'appliquent à une petite équipe chevronnée. Aucune méthode de transmission ou de stockage n'est parfaitement sécuritaire, mais nous nous efforçons de protéger vos renseignements et d'en limiter l'accès aux personnes qui en ont besoin.
9. Vos droits
En vertu des lois canadiennes sur la protection des renseignements personnels, vous avez le droit de :
- Accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet.
- Corriger les renseignements inexacts ou incomplets.
- Retirer votre consentement en tout temps, sous réserve des limites légales ou contractuelles.
- Vous désabonner de nos communications au moyen du lien figurant dans chaque message.
- Déposer une plainte auprès d'un organisme de réglementation. À l'échelle fédérale, il s'agit du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada. Les résidents du Québec peuvent aussi communiquer avec la Commission d'accès à l'information du Québec.
Pour exercer l'un de ces droits, communiquez avec nous au moyen des coordonnées figurant à la section 12. Nous vous répondrons dans un délai de 30 jours.
10. Stockage et transferts transfrontaliers
Nous cherchons à conserver les renseignements personnels au Canada. Certains de nos fournisseurs de services peuvent stocker ou traiter des données à l'extérieur du Canada, auquel cas elles sont assujetties aux lois de ce territoire, y compris l'accès légal par les autorités locales. Le cas échéant, nous faisons appel à des fournisseurs qui offrent un niveau de protection comparable et des garanties contractuelles.
11. Modifications de la présente politique
Nous pouvons mettre à jour la présente politique de confidentialité pour tenir compte de changements dans nos pratiques ou nos obligations légales. La date de « dernière mise à jour » en haut de cette page indique la révision la plus récente. Pour les changements importants qui touchent la façon dont nous recueillons ou utilisons vos renseignements, nous publierons un avis bien visible sur notre site Web et, s'il y a lieu, nous vous en informerons par courriel.
12. Communiquez avec nous
Si vous avez des questions au sujet de la présente politique de confidentialité, si vous souhaitez exercer vos droits ou déposer une plainte, communiquez avec notre responsable de la protection des renseignements personnels :